انواع كاربرگ هاي حسابرسي
الف) از نظر شكل:
1- هفت ستوني
2- چهارده ستود ني
3- گزارشي
ب) از نظر محتوا:
1- اصلي
2- رسيدگي
3- مؤيد
كاربرگ اصلي:
کاربرگ اصلی نشان دهنده اقلام تشکیل دهنده سرفصل های ترازنامه است. کاربرگ های اصلی باید با ترازنامه، ترازآزمایشی و صورت سود و زیان مطابقت داشته باشند، مانده حساب های کل در این کاربرگ نوشته می شوند (برای مثال کاربرگ اصلی وجه نقد می تواند شامل : صندوق، بانک و... باشد).
در مورد هر یک از اقلام مندرج در کاربرگ اصلی می بایست کاربرگی که نشان دهنده ریز اقلام (حساب معین) رسیدگی شده باشد، تهیه شده و به کاربرگ اصلی عطف داده شود و بلافاصله بعد از کاربرگ های مذکور در پرونده قرار می گیرد (اين كاربرگ ها را معمولاً كاربرگ فرعی می نامند كه همانند كاربرگ اصلی است). کاربرگ های مزبور می بایست مانده حساب های قبل از تعدیلات و کلیه تعدیلات مربوطه هر حساب و مانده حساب مربوطه را پس از تعدیلات به وضوح نشان دهد. صورت های ریز دریافتی از مشتریان در مورد سرفصل های معین مربوط به عنوان جزئی از اين کاربرگ ها تلقی شده و بلافاصله بعد از کاربرگ های مذکور در پرونده قرار می گیرد.
كاربرگ رسيدگی:
حسابرس از این کاربرگ جهت رسیدگی به اجزاء مانده های منعکس شده در کاربرگ فرعی استفاده می کند. روش های رسیدگی بسته به نوع حساب متفاوت است و عمده کار حسابرسان از طریق این کاربرگ انجام می شود.
کاربرگ های رسیدگی دارای چارچوب خاصی نیستند، برای مثال:
در رسیدگی به حساب هزینه های عمومی و اداری کاربرگی حاوی فیلدهای شماره سند، تاریخ، شرح، عطف، مبلغ، طرف حساب، توضیحات،... لازم است، در حالیکه برای رسیدگی به سايرحسابها فیلدهای خاص استفاده مي شود.
معمولاً براي رسيدگي به هر نوع حساب، مشخصات مربوط يا موجود در مدارك مرتبط با حساب مزبور در كاربرگ رسيدگي نيز آورده مي شود.
كاربرگ های مؤيد:
در ابتدا اين نكته رو يادآور می شوم كه در حسابرسی به هر نوع مدركی كه گرفته و برروي آن تغييراتي (تحليل و محاسبات) ايجاد مي كنيم "كاربرگ" می گوييم و به آن يك عطف اختصاص داده و سربرگ كامل مي شود.
حسابرسان علاوه بر رسیدگی به مدارك حسابداری صاحبكار و بررسی سیستمهای حسابداری و كنترل های داخلی آن، مدارك تشریحی دیگری را نیز برای اثبات صحت مطالب منعكس در صورت های مالی و توجیح گزارش خود گرد آوری می كنند، به اینگونه مدارك اصطلاحاً مدارك مؤید گفته می شود . نسخه ای از صورت جلسات مجامع عمومی و هیئت مدیره، اساس نامه و مدارك ثبت شركت، آیین نامه ها و دستورالعمل ها، قراردادهای خرید و فروش، قراردادهای وام، قرارداد انتشار اوراق مشاركت و نظایر آنها، نمونه هایی از مدارك مؤید می باشد.
در انجام مراحل حسابدارى در پایان دوره مالى ، مى توان تمام اصلاحات را مستقیما در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر كل انتقال داد و سپس با استفاده از تراز آزمایشى اصلاح شده ، صورتهاى مالى را تهیه كرد . این ترتیب كه در فصل قبل توضیح داده شد ، براى موسسات خیلى كوچك مناسب است. اگر تعداد اصلاحات پایان دوره مالى زیاد باشد ، براى تهیه صورتهاى مالى و ثبت عملیات پایان دوره مالى در دفاتر حسابدارى ار كاربرگ استفاده مى شود . در صورت تهیه كاربرگ ، ترتیب توالى مراحل حسابدارى در پایان دوره مالى به شرح زیر تغییر مى یابد :
(1) جمع آورى اطلاعات مالى از مدراك اولیه
(2) تجزیه وتحلیل معاملات و عملیات مالى
(3) ثبت معاملات و عملیات مالى در دفتر روزنامه
(4) انتقال ثبتهاى دفتر روزنامه به دفتر كل
(5) تهیه تراز آزمایشى ( اصلاح نشده )
(6) تهیه كاربرگ
(7) تهیه صورتهاى مالى
(8) اصلاح و تعدیل حسابهاى دفتر كل
(9) بستن حسابهاى موقت
(10) تهیه تراز آزمایشى
تهیه كاربرگ
كاربرگ فرمى است با ستونهاى متعدد كه حسابداران اطلاعات لازم براى تهیه صورتهاى مالى را در آن گردآورى مى كنند . استفاده از كاربرگ بسیار رایج و داراى مزایاى زیر است :
الف - تهیه سریع و به موقع صورتهاى مالى را تسهیل مى كند .
ب - امكان مى دهد تا تمام ثبتهاى مربوط به اصلاح و بستن حسابها قبل از ثبت در دفاتر حسابدارى بصورت پیش نویس فراهم و تنظیم شود .
ج - كلیه حسابها و ارقام صورتهاى مالى پایان دوره را فراهم مى آورد .
كاربرگ جایگزین صورتهاى مالى نیست و به عنوان نتیجه نهائى كار حسابداران نیز ارائه نمى شود ، بلكه وسیله اى است كه جمع آورى اطلاعات لازم را براى تهیه صورتهاى مالى و ثبت عملیات مربوط به اصلاح و بستن حسابها تسهیل مى كند .
مهمترین بخش در كاربرگ بخش اصلاحات است .
اصلاحات (adjustments)
همانگونه كه مى دانیم اطلاعات مندرج در حسابهاى دفتر كل تصویرى كامل از عملیات مالى موسسه را در پایان دوره مالى ارائه نمى كند . حتى اگر تمام معاملات و عملیات مالى در طو.ل دوره مالى به درستى در دفاتر ثبت شده باشند ممكن است برخى از تغییرات مالى كه در نتیجه عملیات موسسه بوجود آمده اند هنوز در مدراك حسابدارى ثبت نشده باشند . این تغییرات باید تعیین و در پایان دوره مالى در مدارك حسابدارى ثبت شوند . ستونهاى بخش اصلاحات كاربرگ براى جمع آورى و ثبت این اطلاعات مورد استفاده قرار مى گیرد.
ثبت هاى اصلاحى به همان ترتیبى كه باید در دفتر روزنامه ثبت شود در ستونهاى بخش اصلاحات كاربرگ درج مى گردد . اگر حسابى كه باید بدهكار یا بستانكار شود ، جزء حسابهاى تراز آزمایشى نباشد عنوان آن در ذیل حسابهاى تراز آزمایشى به حسابهاى موجود اضافه مى شود . نمونه اى از حسابها كه باید اصلاح شوند عبارت خواهد بود از :
الف - اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره
ب - اصلاح حساب موجودى ملزومات
ج - اصلاح حساب پیش دریافت حق الزحمه خدمات
د - ثبت هزینه آب و برق پرداخت نشده
ھ - ثبت دستمزد پرداخت نشده
و - ثبت درآمد تحقق یافته ثبت نشده
ز - ثبت استهلاك مربوط به دارائیها
بستن حسابهاى موقت
مرحله نهم در توالى مراحل حسابدارى بستن حسابهاى موقت است . چون تمام ثبت هاى دفتر كل باید متكى به ثبت هاى دفتر روزنامه باشد ، از این رو ، عملیات مربوط به بستن حسابها ابتدا در دفتر روزنامه ثبت و سپس به دفتر كل نقل مى شود .
بستن حسابهاى درآمد ، حسابهاى درآمد مانده بستانكار دارند ، نتیجتا در ستون بستانكار بخش سود و زیان كاربرگ منعكس شده اند . بستن حسابهاى درآمد به معناى انتقال مانده بستانكار این حسابها به حساب خلاصه سود و زیان است . بدین منظور ، در دفتر روزنامه حسابهاى درآمد بدهكار و معادل جمع باقیمانده بستانكار حسابهاى مزبور ، حساب خلاصه سود و زیان بستانكار مى شود .
بستن حسابهاى هزینه ، حسابهاى هزینه مانده بدهكار دارند و نتیجتا در ستون بدهكار بخش سود و زیان كاربرگ منعكس شده اند . بستن حسابهاى هزینه به معناى انتقال مانده بدهكار این حسابها به حساب خلاصه سود و زیان است . بدین منظور ، حسابهاى هزینه در دفتر روزنامه بستانكار و معادل جمع مانده بدهكار حسابهاى مزبور ، حساب خلاصه سود و زیان بدهكار مى شود .
